Møder er en vigtig del af enhver virksomhed. De er med til at sikre, at der er kommunikation mellem medarbejderne, og at der bliver taget beslutninger på et højt niveau. Men møder kan også være en kilde til frustrationer og spild af tid, hvis de ikke forløber som de skal. Derfor er det en god idé at have styr på, hvordan man får mest ud af sine møder. Her får du nogle tips til, hvordan du kan forbedre din mødeplanlægning, så de bliver mere effektive og produktive.
Lad være med at afholde for mange møder
Møder skal ikke afholdes bare for at afholde møder. Det er ofte mere effektivt at tage en beslutning uden et møde, eller at tage et møde på et senere tidspunkt. Derfor skal du overveje, om der er behov for at afholde et møde, før du planlægger et. En god tommelfingerregel er, at hvis der kan træffes en beslutning uden et møde, så skal der ikke afholdes et møde.
Sæt klare mål for mødet
Før et møde afholdes, skal der være klare mål for mødet. Hvad er formålet med mødet? Hvilke beslutninger skal der tages? Og hvilke opgaver skal der uddeles? Hvis der ikke er klare mål for mødet, er der en risiko for, at mødet bliver spild af tid. Derfor er det vigtigt, at der er klare mål for mødet, før det afholdes.
Hold mødet kort
Møder skal ikke være lange og trættende. De skal være korte og konkrete. Derfor skal du sørge for at holde mødet kort, så der ikke bliver spildt tid på unødvendige emner. En god tommelfingerregel er, at hvis et møde varer mere end en time, så er der en risiko for, at der ikke bliver taget effektive beslutninger. Derfor skal du sørge for at holde møder korte, så der ikke bliver spildt tid.
Lav en dagsorden
En dagsorden er en god måde at holde styr på, hvad der skal ske i løbet af mødet. Den gør det også nemmere at holde mødet kort, da man ved, hvad der skal diskuteres. En dagsorden bør indeholde en rækkefølge af emner, der skal diskuteres, og der skal også være tid til at tage beslutninger på hvert emne.
Sørg for at der er styr på mødedeltagerne
Mødedeltagerne er en vigtig del af mødet. De skal have kompetencerne til at tage de rigtige beslutninger, og de skal også have tid til at forberede sig til mødet. Derfor skal du sørge for at have styr på mødedeltagerne, så du kan sikre, at de er klar til at deltage i mødet.
